Arvostatko omaa tietoasi?

Jokaisella yrityksellä on tietoa. Yleensä tuo tieto on jonkinlaisissa tietokoneissa ja käyttäjästä ja yrityksestä riippuen tuolle tiedolle voi olla omat prosessinsa ja ohjeistuksensa, miten teillä?

Dokumenttienhallinta

Olin itse 2000-luvun vaihteessa kymmenisen vuotta IT-yrityksissä töissä PK-seudulla ja sain oppia niin projektinhallintavälineistä, CRM:stä kuin myös dokumenttienhallinnasta ja opin, että kun dokumenttityön tekee alusta alkaen sovitusti ja suunnitelmallisesti, se säästää pitkällä aikavälillä hirveästi aikaa, vaikka se sillä hetkellä veisikin enemmän aikaa. Sama on muuten erilaisten asiakkuuksien ja projektien hallintavälineiden kanssa, niiden kanssa kannattaa käyttää aikaa, vaikka olisi kiire.

Tiedonhallinta

Yrityksellä on paljon tietoa, sekä dokumentteina, että hiljaisena tietona, ja yrityksissä, joissa on useampia työntekijöitä, tärkein tieto on juuri se hiljainen tieto, sillä valitettavan usein tapaa työntekijöitä, jotka eivät avaa tätä hiljaista tietoa muille – johtuuko se pelosta vai mistä, mutta järkeä siinä ei yleensä ole.

Jos sinusta tuntuu, että yrityksesi tieto on hajallaan siellä sun täällä ilman selkeätä rakennetta, olisiko nyt aika tehdä se rakenne? Koskaan ei ole liian myöhäistä, paitsi silloin kun se yrityksen ainoa läppäri jää sen kaivinkoneen alle, ja kaikki tiedot menevät sen sileän tien….

Tietoturva

Jos tietoturvasta puhuttiin paljon jo 90-luvulla internetin tultua, ei siitä pidä yhtään vähemmän puhua tänäänkään. Jokaista yritystä uhkaa mahdollisuus, jota vastaan pitää puolustautua. On tahoja, jotka eivät välttämättä ole kiinnostuneita juuri sinun yrityksestäsi, mutta niiden koodaamat ohjelmat pääsevät koneellesi, ottaen sen haltuun…. etkä välttämättä tiedä siitä itse mitään. Koneen kapasiteettia voidaan käyttää vaikka kryptovaluuttojen louhintaan tai sen kautta voi liikkua paljon dataa, käyttäjän itsensä huomaamatt. Perus virukset ja muut haittaohjelmatkin ovat yhä olemassa – ja myös mobiilisti!

Pieni tarkistuslista:

  • onhan sekä tietokoneessasi että älylaitteessasi tietoturvaohjelma ja sen on päällä?
  • onhan yritystoimintasi tärkeimmät tiedostot turvattu myös toiseen paikkaan, eli varmuuskopiot ovat olemassa?
  • oletko luonut yrityksellesi dokumenttien luontiin ja nimeämiseen selkeän käytännön?
  • ovatko dokumentit selkeissä tiedostorakenteissa
  • ovat asiakasdokumenttisi dokumentoitu ja turvallisessa paikassa myös GDPR mielessä?

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *